Cómo hacer una guía fácil (2)

En el post precedente introduje el tema sobre cómo hacer una guía de usuarios fácil. Dijimos que en el mundo anglosajón es tal vez desde donde nos vinieron los primeros tutoriales, de la misma manera que ellos nos aportaron las checklists  y otros formatos documentales con los que convivimos hoy en día como si toda la vida hubieran estado entre nosotros.  Y verdaderamente lo que más abunda en internet sobre guías de usuarios está en inglés. Son los How to… Antes de pasar propiamente a las recomendaciones sobre cómo hacer que una guía sea fácil y atractiva para un usuario, nunca recalcaremos lo suficiente la necesidad de seguir un estilo. Por muy tentador que sea hacer un popurrí con nuestros recursos multimedia, es importante decidir qué lo que se quiere hacer es una guía y no un curso o un manual o una promoción o una tesis doctoral.  El rigor en el formato, lejos de ser una renuncia a la creatividad y la liquidez mal entendidas es la primera ayuda que ofrecemos al usuario.
De la misma manera que cuando hablamos de usabilidad en diseño web hablamos de estándares, que permiten a los usuarios moverse con familiaridad de una web a otra sin necesidad de hacerse con las peculiaridades de cada cual, cuando hacemos una guía de usuarios tenemos que pensar que forman parte de un todo y que presentarán una cierta regularidad. De manera que todas las guías de nuestra producción intentarán seguir más o menos el mismo esquema y presentar unos elementos homólogos que resulten, eso, familiares a los que usen las guías.
Una vez salvado este tema, el de no acometer extravagancias imaginativas, podemos pasar a recalar en las recomendaciones y consejos más útiles, que presentaré enumeradamente aunque de una forma acumulativa.

1. Decidir a qué usuarios va dirigida la guía, comprender sus necesidades e incluso contar con el factor del entorno en el que va a poder acceder a la guía.
2. Determinar más de un nivel si es necesario pensando en usuarios avanzados, iniciados y no iniciados.
3. No asumir que el usuario tiene experiencia previa.
4. Comprender cual es nuestro objetivo, si presentar y promocionar un nuevo producto, función o servicio, o si introducir a su uso para permitir que el interesado se valga.
5. Antes de dar a conocer la guía en su entorno, probarla con una parte pequeña pero representativa de nuestros destinatarios y con personas que puedan aportar su punto de vista de forma constructiva.
6. Decidir un formato y sea cual sea prever que sea transferible a otro para futuras actualizaciones, importaciones, etc.  Obviamente, no hará falta insistir en que la guía tiene una forma definida pero sin menoscabo de que pueda difundirse versátilmente a través de un enlace, incrustrada en una web, o en cualquier otro dispositivo.
7. La exposición debe ser organizada, clara, concisa, breve.
8. La presentación debe mostrarse de forma organizada por la cronología del uso, por las funciones más frecuentes a menos frecuentes, por categorías funcionales. Cada uno de estos elementos debe poderse distinguir visiblemente y amigablemente.
9. El lenguaje debe ser simple y evitar tecnicismos o palabras extrañas al lenguaje hablado de un registro normal coloquial.
10. Siempre que se pueda y sea preciso se darán imágenes y los textos serán cortos pero claros.
11. Las instrucciones se deben dar paso a paso y debe quedar bien expresada de forma gráfica la sucesión o el proceso.
12. Hay que explicar qué funciones tiene el aparato, el servicio o el programa, qué hacen y no cómo usarlas.
13. El tipo de letra debe ser sans serif, es decir "sin serifas", "a palo seco", sin florituras ni profusión de tipos de fuentes.
14. Dejar mucho espacio en blanco, no dar la información abigarradamente, de forma muy profusa y apabullante.
15. Usar ejemplos.
16. El color es importante y también el contraste que facilite la lectura.
17. Proveer en la guía información o enlaces sobre recursos adicionales de consulta (otras guías, manuales, entidades).
18. Ofrecer un teléfono o cualquier vía de contacto (correo-e, etc.) donde obtener más información o asistencia técnica.

Fuera de orden añado que es muy frecuente encontrarse con materiales de ayuda que no indican la fecha de su composición, o que hay que deducirla por otros factores (como por ejemplo el del día en que se subió a una red social, etc.). Este elemento, así como un buen título, quién se hace responsable de la guía y su alcance no son adornos, sino que forman parte de su consistencia e identidad.

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